Los asistentes ejecutivos desempeñan un importante rol en una compañía porque son la mano izquierda de los ejecutivos.
Un exitoso asistente ejecutivo irá más allá para asegurarse de que la compañía va por buen camino asegurando que el ejecutivo al que están asistiendo está al tanto de todo y más.
En este artículo, cubriremos:
- La descripción del trabajo de un Asistente Ejecutivo.
- El salario medio de un Asistente Ejecutivo
- Cómo convertirse en un Asistente Ejecutivo
- Consejos para un Asistente Ejecutivo
- Las habilidades de un Asistente Ejecutivo
Descripción del trabajo de un asistente ejecutivo
¿Qué hace un asistente ejecutivo? Los asistentes ejecutivos, también llamados en ocasiones asistentes personales, juegan papeles clave en la compañía porque asisten a uno o más ejecutivos, como altos funcionarios, directores ejecutivos, o el propietario de la compañía.
Los asistentes ejecutivos son similares a los asistentes administrativos; Sin embargo, los asistentes administrativos tienden a enfocarse en el trabajo de oficina, mientras que los asistentes ejecutivos son los responsables de asistir a los ejecutivos de la compañía, normalmente con tareas de alto nivel.
Mientras que este tipo de tareas que realizan los asistentes ejecutivos pueden variar de posición a posición, todos tienden a realizar tareas similares de alto nivel.
Estas tareas pueden variar desde:
- Administrando el calendario del ejecutivo
- Representando al ejecutivo en llamadas y reuniones cuando el ejecutivo no esté disponible
- Preparando y revisando documentos
- Manejando información confidencial
- Realizando informes y presentaciones
- Analizando datos
- Administrando las tareas de oficina
- Echando un ojo sobre los miembros del equipo, incluyendo a los asistentes administrativos
Aquí hay un ejemplo de la descripción de trabajo de un asistente ejecutivo de www.Monster.com:
- Produce la información al transcribir, formatear, ingresar, editar, recuperar, copiar, y transmitir textos, datos, y gráficos. Ahorra tiempo de los ejecutivos leyendo, investigando y enrutando correspondencia; redactando cartas y documentos; recopilando y analizando información; iniciando telecomunicaciones.
- Mantiene el calendario de las citas del ejecutivo mediante la planificación y programación de reuniones, conferencias, teleconferencias, y viajes.
- Representa al ejecutivo atendiendo a reuniones en su ausencia; hablando por él.
- Da la bienvenida a invitados y a clientes atendiendolos en persona o por teléfono; respondiendo or dirigiendo consultas
- Mantiene la confidencialidad de los clientes y protege las operaciones manteniendo la información confidencial.
- Completa informes reuniendo y analizando información
- Asegura la información completando copias de seguridad de las bases de datos
- Proporciona referencias históricas desarrollando y utilizando sistemas de archivos y recuperaciones; grabando los debates de las reuniones.
- Mantiene el inventario de suministros comprobando las existencias para determinar el nivel del inventario; anticipando los suministros necesarios; evaluando los nuevos productos de oficina; realizando y agilizando los pedidos para los suministros; verificando los recibos de los suministros
- Asegura el funcionamiento del equipo completando el mantenimiento preventivo; siguiendo las instrucciones del fabricante; solucionando problemas de funcionamiento; pidiendo reparaciones; manteniendo los inventarios de los equipos; evaluando nuevos equipos y técnicas.
- Mantiene el conocimiento profesional y técnico asistiendo a talleres educativos; revisando publicaciones profesionales; estableciendo redes personales; participando en asociaciones profesionales
- Contribuye al esfuerzo del equipo logrando resultados relacionados según sea necesario.
Salario de un asistente ejecutivo
Según www.onetonline.org, el salario medio de un asistente ejecutivo en 2016 fue $26.86/hora o $55,860/año.
Ten en cuenta que esto puede variar según los años de experiencia y del lugar donde se viva, al igual que cualquier otro puesto de trabajo.
Cómo convertirse en un asistente ejecutivo
Para convertirte en asistente, debes pensar en conseguir un título en empresariales o en un campo relacionado como soporte administrativo o gestión de oficinas.
Como mínimo, un asistente ejecutivo normalmente ha hecho un grado de 4 años, aunque algunos asistentes ejecutivos vienen de ser asistentes administrativos, o reciben un certificado o título por un programa de dos años.
Cuando se trabaja para una empresa más grande, se necesitará varios años de experiencia como asistente ejecutivo para poder ser contratado para el puesto.
Adicionalmente, un asistente ejecutivo necesitará conocimientos en el campo en el que planea trabajar. Por ejemplo, si planean ser asistentes ejecutivos en el ámbito legal, deberán estar familiarizados con terminologías y procedimientos legales.
Consejos para ser un asistente ejecutivo excelente
¿Buscas consejos de organización para asistentes ejecutivos? Estos consejos aumentarán tu organización.
1. Organiza tus emails
Como asistente ejecutivo, debes gestionar no solo tu bandeja de entrada sino también la del ejecutivo. Esto puede resultar agobiante con tantos emails fluyendo.
Probablemente hayas aceptado que conseguir que la bandeja de entrada se encuentre en cero es imposible, aunque hay otras opciones para vencer a este reto, y es simplificar la bandeja de entrada.
Priority Matrix es una herramienta que te permite simplificarla.
Considera organizar los correos en una plantilla de cuadrantes que contiene cuatro cuadrantes etiquetados:
- Urgente: Requieren respuesta- Es muy importante que les des a estos emails tu mayor atención. Responder lo antes posible; no te vayas de la oficina sin dejar este cuadrante casi vacío.
- Menos urgente: Respuestas – Debes responder a estos emails eventualmente, pero por ahora tienes mayores prioridades. Es recomendable que establezcas una fecha de vencimiento para estos emails para que no te olvides de ellos ya que siguen siendo importantes.
- Seguimientos- Establecer fechas de vencimiento para el seguimiento de estos correos ya que tienden a pasar desapercibidos.
- To- do ‘s (Cosas que hacer) – Un lugar designado para aquellos emails que enumeran tareas que se deben realizar. Debes establecer fechas de vencimiento en estos también.
La plantilla de los emails tiene el siguiente aspecto:
Priority Matrix es una solución a la gestión de proyectos basada en cuadrantes que permiten arrastrar y soltar fácilmente tus correos al cuadrante anterior desde tu correo de Outlook.
Consulta las 5 plantillas principales para mejorar tus habilidades como asistente ejecutivo.
A partir de aquí, puedes:
- Establecer fechas de vencimiento para que sepas cuando debes responder al email o completar una tarea establecida en el email
- Delega el email al ejecutivo o a un miembro del equipo si está involucrado, o si quieres que ellos se hagan cargo.
- Utiliza iconos de tareas para determinar que emails son más importantes. Por ejemplo, puedes poner un “fuego” al lado de un email que necesite una respuesta en la próxima hora, o enumera tus emails basándose en que emails necesitas atención primero.
Así es como esto se vería en Priority Matrix:
Date cuenta de que el “nombre de la tarea” es el asunto del email. Cuando te metes ahí, el contenido del email aparece en “notas”
Aquí hay un video mostrando cómo gestionar tus tareas como asistente ejecutivo en Priority Matrix.
Importa la plantilla que se muestra en el video, aquí. Aprenderás lo siguiente:
2. Haz la lista de qué hacer mañana antes de dejar la oficina
No pierdas el tiempo! Antes de poner un pie fuera de la oficina, crea una lista de tareas que hacer en las que tendrás que concentrarte mañana mientras todo esté fresco en tu cabeza. Los 5-10 minutos adicionales que dediques en hacer esto, valdrán la pena cuando entres a la oficina por la mañana porque sabrás perfectamente qué hacer.
Esto te asegura que no pierdas el tiempo porque sabes cuál es tu prioridad y en que te tienes que concentrar primero.
3. Visualiza lo que vas a lograr
Cuando entres en la oficina, comience el día con tu meta final en mente.
Tómate 5 minutos para pensar en los resultados que vas a conseguir hoy. Luego examina cuáles son las tareas que te van a ayudar a conseguirlos.
En este punto, revisa tu lista de tareas que hacer de la noche anterior para asegurarte de que todas las tareas están en el lugar adecuado.
4. Utiliza una herramienta
Para mantenerte organizado, considera utilizar una plataforma online o un software de gestión de proyectos para mantenerte a ti y al resto del equipo al tanto de todo.
Una increíble solución de gestión de proyectos para asistentes ejecutivos es Priority Matrix, la misma herramienta que aparece en el consejo número 1 para ayudarte con tus correos electrónicos.
En priority matrix, puedes realizar un seguimiento de las tareas, emails, y documentos en un mismo lugar. Además, puedes leer detallados informes para asegurarte de que tu equipo va por buen camino, o si tu equipo no está progresando para así poder intervenir de inmediato.
Aquí puedes ver como usar Priority Matrix con tu ejecutivo:
- El ejecutivo te puede delegar tareas directamente a través de la plataforma (haciéndote el dueño”) lo cual significa que siempre vas a saber qué hacer. Si hay alguna duda, se puede escribir a través de la tarea para así poder consultarla más tarde. No habrá más emails confusos o falta de comunicación sobre responsabilidades.
- Cuando recibas un email de tu ejecutivo, puedes arrastrarlo y soltarlo en tu plantilla de correos en Priority Matrix para no perderlo de vista. Ayudándote a gestionar tus emails de manera más eficiente.
- Prepara un informe de todo lo que hayas terminado cada día para que tu ejecutivo pueda entender exactamente lo que has conseguido.
- Administra mejor tu tiempo utilizando las plantillas de priorización, o crea las tuyas propias. ¡Haz feliz a tu ejecutivo y sé un supertrabajador!
- Anticípate a las necesidades de tu ejecutivo. Si ves que tiene el día lleno de reuniones, consigue que le espere una comida de su restaurante favorito. Si va a dirigir una gran reunión por la mañana, pida unos bagels y un café con antelación antes de que te lo pida.
También puedes incrementar la organización general porque todo está en un mismo sitio
¿Tiene tu jefe una importante llamada mañana? Establece un recordatorio en Priority Matrix para recordárselo una hora antes.
¿Quieres ver si hay algo que hacer mañana o la semana que viene? Abre la lista maestra de Priority Matrix para poder echar un vistazo a todo lo que está pasando, y usa el filtro para concentrarte en el periodo que quieras.
5. Mantenga una base de datos
Mantenga buenos registros sobre una variedad de sitios, como hoteles y restaurantes, en los que tu ejecutivo haya estado anteriormente. Asegúrate de mantener la información de contactos como números de teléfono y direcciones, así como el área que indique si disfruto o no de la experiencia pasada.
De esta manera, si tu ejecutivo está buscando un lugar donde quedarse en el área de Los Ángeles, puedes llamar a los hoteles en los que haya estado anteriormente.
Puedes hacer un seguimiento de esta información en una hoja de cálculo de Excel, Microsoft Access e incluso en Priority Matrix.
Habilidades de un asistente ejecutivo
- Habilidades de comunicación: las excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita son fundamentales en este campo, ya sea hablando por teléfono, escribiendo un email o expresando una opinión.
- Habilidades de gestión del tiempo: debes poder establecer prioridades para determinar dónde se utiliza mejor el tiempo, no solo para su puesto, sino también para el ejecutivo para el que trabaja.
- Organización: con archivos e información flotando por todas partes, uno debe poder desarrollar una estrategia para mantener todo en su lugar.
- Habilidades de multitarea: con tantas cosas en proceso, es probable que tenga que ocuparse de varias tareas a la vez.
- Resolución de problemas: los planes, las estrategias y los horarios cambian; es tu trabajo reaccionar rápidamente y ser resistente, encontrando las mejores alternativas cuando surgen estos cambios.
- Independiente: al poseer independencia para hacer tu propio trabajo, asegúrate de que tu ejecutivo esté bien encaminado, así como los miembros del equipo que supervisa.- Proactivo: tu mente debe pensar en el futuro para que pueda intervenir cuando sea necesario.
- Orientado a los detalles: las pequeñas cosas realmente importan: errores tipográficos, cambios de horario e incluso la información detallada sobre cómo debe vestirse el ejecutivo para una próxima reunión de marketing, por lo que debes estar atento hasta a los detalles más pequeños.
- Tecnología: un asistente ejecutivo debe tener conocimientos sobre software de priorización, software de presentación, software de gráficos, Microsoft Office, etc.
- Liderazgo: los asistentes ejecutivos a menudo gestionan a personas, por lo que uno debe poder intensificar y poner al equipo en marcha.