¿Estás preparado para hacer una propuesta, pero necesitas una plantilla para una propuesta de proyecto para empezar?
No busques más.
Cómo escribir una propuesta de proyecto
Abajo te ofrecemos una lista con consejos prácticos. Pero para empezar, hay una regla específica para escribir una increíble propuesta de proyecto: mantenlo simple. Tu jefe no quiere un PDF de 10 páginas, ni una explicación detallada de los micro pasos de tu proyecto. Necesitará saber:
- La lógica – Por qué el proyecto es una prioridad
- Los resultados esperados – idealmente, números exactos.
- Evidencias – qué hay detrás de tu conclusión.
Todo esto puede resumirse en una o dos frases. En este momento, cuanto más breve, mejor.
Ver más en la simple plantilla para una proposición de proyecto que se encuentra al final de este artículo.
Propuesta sencilla de proyecto
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Fundamentos para una propuesta de proyecto
La introducción de tu propuesta de proyecto debe ser breve. Imagínalo como un breve discurso; solo tienes 15 segundos para transmitir tu mensaje. Prueba a estructurarlo como si estuvieras en la escuela primaria, utilizando SI, ENTONCES, PORQUE.
Por ejemplo, imaginemos que quiero convencer a mi jefe de que le cambiemos el nombre a un producto. Veamos cómo plantear la introducción:
SI cambiamos el nombre de nuestro proyecto de Priority Matrix a “La mejor aplicación de escritorio para la gestión de proyectos” ENTONCES recibiremos más visitas PORQUE es un término de búsqueda usado frecuentemente por las personas que pretenden comprar un software de gestión de proyectos.
El objetivo de una propuesta de proyecto
Comprueba que los objetivos del proyecto están alineados con los objetivos actuales de tu empresa.
Incluso si trabajas en marketing, como yo, si el principal objetivo de tu empresa es impulsar las ventas, lo mejor será que formules tu proyecto de manera que atraiga a clientes potenciales.
Recomiendo que incluyas solo UN objetivo para mantener enfocado el alcance de tu proyecto. Trata los subobjetivos como hitos.
Especificación de una propuesta de proyecto
Aquí es donde puedes estimar tu presupuesto, cronología, y más. Obtén los detalles técnicos de los expertos internos apropiados, o de tu propia experiencia pasada con proyectos similares. No hace falta que estés completamente en lo cierto, pero deberías explicar por qué elegiste esos números y cómo llegaste a esa conclusión.
Determinar los hitos claves del proyecto
Los hitos son las marcas que debes alcanzar para medir el éxito en el camino hacia la finalización del proyecto. Imagina los hitos como métricas, en vez de como tareas. Muéstrelos a las partes interesadas para demostrarles que estás progresando.
Si tu objetivo general es incrementar las ventas un 25%, un buen hito al que aspirar sería incrementarlas un 10%. Esto te dice que vas por el camino adecuado.
Gestión de proyectos: Cómo llevar un proyecto a buen puerto
Los gestores de proyectos realizan propuestas de proyectos todo el tiempo – Una de las mejores maneras de agilizar este proceso es integrar tu propuesta en la herramienta de gestión de proyectos. De esta manera, de momento que tengas el visto bueno, puedes comenzar a delegar de inmediato.
Utilizar tu herramienta de gestión de proyectos para estimar cronologías y recursos es una buena manera de producir ilustraciones para la proposición. Puntos extra si tu software de PM tiene un diagrama de Gantt que imprimir para incluir en la propuesta.
A continuación mostramos cómo la propuesta de cambiarle el nombre a un producto podría verse usando una herramienta típica de gestión de proyectos como Priority Matrix:
Cómo conseguir que una propuesta de proyecto sea aprobada
- Realiza una estimación – estima el resultado de tu proyecto en el mejor y el peor de los casos. Si el resultado de tu proyecto en el peor de los casos sigue siendo mejor que el status quo, harás que las probabilidades de aprobación se disparen.
- Utiliza un lenguaje emotivo – aunque no lo exageres. Pero, la mayoría de las propuestas de trabajo son ariscas y aburridas. Si consigues invocar un sentimiento de emoción en las partes interesadas, vas por el camino de conseguir una aprobación.
- Apoya tu decisión – nadie confía en una idea que viene de la nada. Si consigues apoyar tu lógica con un estudio que haya adquirido buenos resultados, especialmente el de un competidor en la misma área, dejarás al tomador de las decisiones con ganas de ver cómo tu proyecto tiene éxito.
Echa un vistazo a estos enlaces (en inglés) para saber más:
- How to get Approval from Harvard Business Review
- How to get Your Boss to Say “Yes” de Michael Hyatt
Consejos generales sobre propuestas de proyecto
- Mantenlo simple/estima – Nadie tiene tiempo para una proposición de 3 o más páginas de largo.
- Crea una hipótesis – No hables solo de tu plan. Proporciona un resultado estimado. Mejor que sea positivo.
- Incluye un apéndice – la información adicional se incluye en el apéndice.
- Destaca el presupuesto – esto no solo va a ayudar a que el tomador de decisiones llegue a una conclusión, pero ayudará a mantenerte encaminado.
- Incluye plazos y expectativas realistas sobre lo que partes interesadas deberían esperar de los resultados.
- Adaptalo a quien lo va a leer – los directores ejecutivos van a necesitar una información diferente a la de los directores financieros los cuales a su vez van a necesitar una información diferente a la de los responsables de las actividades de marketing. Mantén esto en mente mientras redactas la propuesta.
Ejemplos de plantillas para propuesta de proyecto
Project Proposal Template en Priority Matrix
Basic general template for project proposal
Business plan proposal template
Inbound Marketing Proposal Template
Conceptos básicos sobre propuestas de proyecto
El propósito de tu propuesta de proyecto es presentar tu idea a un cliente/partes interesadas/tomador de decisiones para explicar el razonamiento lógico que está impulsando tu proyecto. El objetivo es conseguir la aprobación del tomador de decisiones. Por lo que, mantener la propuesta tanto informativa como interesante es la clave.
Cuando escribes una propuesta, no incluyas los detalles esenciales. Enfócate en ellos en la fase de planificación y ejecución. No dediques mucho tiempo con los pequeños detalles, en el caso de que tu propuesta se rechace, ese tiempo será efectivamente perdido.
Ciertas organizaciones requieren que las propuestas cumplan unas especificaciones; dependiendo de quién dé el visto bueno final de tu proyecto, asegúrate de cumplir con las reglas y regulaciones establecidas por esa organización, grupo, o compañía.
Conclusión
¡Escribir una propuesta de proyecto efectiva es el primer paso para conseguir la aprobación del proyecto! Elige una plantilla para la propuesta de proyecto de las establecidas anteriormente y empieza – el cielo es el límite.
Vídeo sobre propuestas de proyecto (en inglés)
Plantillas de Priority Matrix
No podíamos terminar este artículo sin mencionar las plantillas de propuesta de proyecto para Priority Matrix. ¡Listo para usar con un solo click!